04/2012 - Pressemitteilung

Perfekte Integration–Eine DMS Lösung in der Praxis

April 2012: IHK Blickpunkt Wirtschaft

Mit kleinen Schritten zur professionellen Integration eines Dokumentenmanagementsystems im eigenen Unternehmen!
DMS steht für Dokumenten-Management-System. Dahinter verbirgt sich im weitesten Sinne das papierlose Büro.
Die Fa. GHS, Druck- und Kopierlösungen in Trier, Gottbillstraße, hat sich dies als neues Geschäftsfeld auf die Fahne geschrieben. Die Firma weiß wovon sie spricht weil sie DMS selbst im Unternehmen einsetzt. Dies hatte natürlich grundlegende Änderung des Betriebsablaufes zur Folge. Nur kurz hatte der Geschäftsführer, Eduard Gores, überlegt, ob er dem Unternehmen diese Umstrukturierung der IT-Infrastruktur zumuten kann. Als vorsichtiger Unternehmer hat er die Variante der „kleinen Schritte“ bevorzugt. Zunächst wurden die gesamte Korrespondenz und die Eingangsrechnungen incl. Lieferscheinen digitalisiert. Danach folgten Zug um Zug weitere Schritte. So wurden z. B. die kompletten Schriftstücke der Ausgangsfaktura digitalisiert. „Alleine dadurch sparen wir über 100 Ordner pro Jahr ein“, so Gores. „Die Synergieeffekte sind enorm. Aber was soll ich sagen. Hier ein Umsetzungsbericht eines unserer Kunden“.

Hohes Druck- und Kopiervolumen durch hohen Verwaltungsaufwand.
Die Spedition Roth mit Sitz in Hochscheid ist eine klassische Spedition. Der eigene Fuhrpark besteht aus rund 20 Fahrzeugen – vom Mega-Sattelzug über Tautliner bis hin zu offenen Pla-teauaufliegern. Pro Jahr kommen bei unzähligen Aufträgen rund 3.500.000 Kilometer zusammen. Dementsprechend hoch ist auch der Verwaltungsaufwand, der mit einer Menge Formularen und Dokumenten wie Beförderungsaufträgen, Ladelisten und Rechnungen verbunden ist. „Neben den Papierdokumenten nutzen wir auch die Branchensoftware Spedifix. Im Ergebnis war es trotzdem oft so, dass die verschiedenen Dokumente die zu einem Auftrag gehört haben, teilweise ausgedruckt und teilweise digital vorlagen. Außerdem wurden gerade die ausgedruckten Unterlagen häufig gleichzeitig von mehreren Bearbeitern benötigt. Im schlimmsten Fall war auch mal eine ausgedruckte Ladeliste mit einem der Fahrer auf Tour. Die Suche nach bestimmten Dokumenten hat, auch und gerade bei immer wiederkehrenden Abläufen, oft viel Zeit in Anspruch genommen. Ganz nebenbei hat diese Arbeitsweise für ein hohes Druck- und Kopiervolumen gesorgt“, sagt Gabi Roth von der Spedition Roth.

Prozessoptimierung für das interne Druck- und Dokumentenmanagement in Zusammenarbeit mit GHS, dem Einsatz von DocuWare und Ricoh.
Im September 2011 war dann das Limit erreicht. Nach Gesprächen mit GHS war für Gabi Roth klar: Die Prozesse und der Zeitaufwand für das interne Druck- und Dokumentenmanagement müssen optimiert werden. Die Arbeitsschritte sollten umfassend digitalisiert und zentralisiert werden. „Wir haben zusammen mit unseren Partnern eine Lösung für die Spedition Roth entwickelt, die auf dem Einsatz von DocuWare und den leistungsstarken Multifunktionssystemen von Ricoh basiert. Die DocuWare-Lösung konnte mit dem Modul SmartConnect ohne Schwierigkeiten in die Spedifix-Umgebung integriert werden“, sagt Christian Wallesch, Ansprechpartner der GHS.

Effizienzsteigerung und Kostensenkung - Alle relevanten Dokumente rund um einen Vorgang sind schnell und unkompliziert zu finden.
Seit Oktober 2011 werden alle Dokumente, die bei der Spedition Roth eintreffen an den drei
Multifunktionssystemen von Ricoh eingescannt und direkt an ein digitales Zentralarchiv übermittelt. Über eine kundenindividuelle „Nutzeroberfläche“ der Touchscreens der Multifunktionssysteme können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Spedition alle Dokumente auch zeitgleich indexieren, d.h. mit Schlagworten bzw. Suchbegriffen versehen. Dadurch entfällt eine zeitaufwändige Nachbearbeitung der archivierten Dokumente am PC. Da das digitale Archiv revisionssicher ist, können die Original-Dokumente übrigens sofort nach der Archivierung über den Aktenvernichter entsorgt werden. Ein platzraubendes Papierarchiv ist damit überflüssig. „Ich bin mit der von GHS entwickelten Lösung sehr zufrieden. Durch die umfassende Digitalisierung aller Dokumente gibt es keine Informationsinseln mehr. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können unkompliziert auf ein zentrales Archiv zugreifen, indem alle relevanten Dokumente rund um einen Auftrag schnell und einfach zu finden sind. Wir konnten so unsere Effizienz steigern, den Service für unsere Kunden verbessern und gleichzeitig noch die Kosten senken“, so Gabi Roth (Spedition Roth) abschließend.