E-Mail Archivierung mit DocuWare

Wohin mit der Vielzahl elektronischer Nachrichten?

Die Relevanz der E-Mail im Geschäftsleben steigt ständig an. Auch kleine Unternehmen erhalten immer häufiger Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Angebote und Briefe per E-Mail. Große Empfängergruppen erhalten zeitgleich Informationen und das teilweise über tausende von Kilometern hinweg. Die Notwendigkeit, die elektronische Post zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern wird somit immer dringlicher. Es geht nicht mehr nur noch darum den Mailserver zu entlasten, sondern die Datensicherung muss revisionssicher sein. Zudem soll das Archivieren möglichst automatisch erfolgen.

eMail Archivierung mit DocuWare

Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in DocuWare erfüllen Sie sämtliche gesetzliche Anforderungen. Damit sind Sie bestens für etwa Steuerprüfungen und eventuelle Streitfälle vor Gericht gewappnet.

Vorteile im Überblick:
• Leichtes Wiederfinden der E-Mails sowie deren Anhänge mittels intelligenter Volltextsuche und Indexbegriffen.
• Nachvollziehbare Prozesse durch das revisionssichere Archivieren von E-Mails
• Vollautomatische Archivierung von Mails aus E-Mail-Systemen (zum Beispiel Outlook)
• Zugriff der Mitarbeiter von außerhalb mittels Smartphone oder Tablet auf den Dokumenten-Pool und somit auch auf die archivierten E-Mails
• Keine überquellenden Postfächer und überlasteten E-Mail-Server mehr
• Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen (zum Beispiel GoBD)
• Ergänzung von Indexbegriffen wie Firmenbezeichnung aus Adressbuch oder externen Datenquellen

Kontaktieren Sie uns: 0651-827400

Vanessa Scheer GHS-Trier
Pia Scheer GHS-Trier
Georg Mahl GHS-Trier
Hermann Philippi GHS-Trier
Markus Deparade GHS Trier

E-Mail Archivierung mit DocuWare